各位领导、各位同事，大家好，现在由我代表办公室将第三届京交会筹办期间办公室的工作进行总结汇报。

一、办公室主要工作情况

（一）重要活动组织

第三届京交会期间，办公室在展览会务部配合下，主要承担了高峰会（含合影）、签约仪式的会务组织、协调联络工作。具体涉及会前的方案制定、嘉宾邀请和会务准备，会期的现场组织和管理及会后资料整理归档。

（二）领导出席活动的邀请

负责邀请市领导及市商务委领导出席活动，在会展部和策划协调部的配合下，第三届京交会共邀请领导出席36场活动。其中，市领导出席18场、副秘书长出席4场、市商务委领导单独出席14场。

（三）重要文件报送

负责第三届京交会期间文件报送工作，及时跟踪流转进度。对于重要文件、急办文件派专人到相关部门盯办，确保了重要文件及时办理。

（四）协调联络

第三届京交会筹办期间，积极与商务部相关司局、中央支持单位、北京筹备工作领导小组成员单位的沟通联络；负责与商务部执行机构中国国际经济技术交流中心的联络协调，共办理执行机构联系单64个，并及时督办相关事项。

（五）会务保障

保障组委会会议及北京筹备工作领导小组、集中办公期间调度会及会期日常例会等相关会议的会务组织。第三届京交会筹备期间，共组织组委会办公室会议11次，保障部市领导会商会议3次、司委领导会商会议4次，保障北京筹备工作领导小组会议1次、组委会暨北京筹备工作领导小组全体会议1次。

保障集中办公期间的工作调度会及会期每日工作例会。

（六）信息、简报编写报送

负责第三届京交会信息及简报的撰写、编辑、报送工作。其中，筹备期间信息93篇，被市里采用了5篇；编辑印发简报14期。会期信息26篇，被市里采用了1篇，市领导批示1篇；编辑印发简报5期。

（七）指挥部后勤及车辆保障

负责会期指挥部的日常秩序维护、办公服务保障工作，组织指挥部的进撤场，严格履行固定资产进出登记确认手续。负责指挥部领导及工作人员临时用车保障。

会期，中心办公室派专人留守值班，严格执行每天巡查制度，对办公区域每天巡查两次，确保了中心安全。机要交换正常开展，确保了文件及时报送。

二、主要经验和收获

（一）重要文件专人盯办，提高了办文效率。对于中心报送的文件由专人及时跟踪流转进度，每日更新文件办理情况；对于重要文件、急办文件派专人到相关部门现场盯办，确保了重要文件及时办理。

（二）重要活动模式化筹备，努力促进重大活动筹备标准化。通过制定“三案两表”（高峰会工作方案、现场执行细案、配套方案、待确认工作事项表、参会嘉宾结构表），筹备期间分组说排，会前1到2天集中彩排，抓住关键时间节点督促工作落实，确保了各环节工作人员明确工作分工，熟悉活动流程，组织活动顺利有序。

（三）固化委领导及联络员现场跟进保障的联合工作模式，着力推动重要领导服务保障工作精细化。建立了会展、策划协调、办公室组成的联动小组，继续固化“委领导及联络员现场跟进保障”的联合工作模式协调市领导出席重要活动，并坚持专人值守、统一调整、应急处置，确保重要领导参加活动服务保障工作精细化。

（四）建立联络员直接负责制，确保掌握嘉宾动态信息及时性。为避免多层级的信息传递造成信息对接不准确，建立联络员直接负责的信息报送机制，每位副部级以上参会嘉宾都有一名组委会联络员与对方联络员进行对接，全面负责嘉宾的邀请、请柬发放、参会信息确认、会场引领等工作，直接掌握嘉宾参加京交会的情况。

（五）会前预写全部会期信息，提高了信息报送的时效性。会前从两方面入手预写信息。一是协助各部门预写筹备进展信息。通过总结往届信息报送规律，整理各部门报送进展内容，在各工作节点前提早一周提醒各部门信息员预写本部门进展情况。二是提前计划会期信息。根据往届经验和本届活动安排，在会期前计划好会期每日信息报送内容及亮点，并完成预写工作。从本届京交会信息工作完成情况来看，提前预写信息能够提高信息报送节奏，减轻会期信息工作压力。

三、办公室工作存在的问题和不足

（一）在邀请市领导出席活动方面仍需加强力度

一是邀请市领导出席活动联动小组的联动效果仍需加强。第三届京交会筹备期间我们成立了由办公室、会展部和策划协调部组成的邀请市领导出席活动联动小组，会展负责收集各板块承办单位邀请需求，策划协调部专人负责把关邀请稿件，办公室专人负责汇总邀请信息、报送邀请文件、协调邀请对象、对接陪同的委领导以及配送证件等工作，联动机制顺畅，能够越早报送邀请需求，则邀请到市领导出席活动的可能性就越高。从第三届京交会的情况看，各板块承办单位邀请市领导出席活动的节奏普遍偏慢，部分单位邀请愿望强烈但邀请材料不符合要求。

二是与市政府外办、市委值班室、市政府值班室的沟通协调力度仍需加强。根据第二届京交会沟通的成果，凡是京交会上外事活动邀请市领导的，以组委会办公室名义发函至市政府外办，由市政府外办统一邀请市领导；市委值班室和市政府值班室每周均会商市领导下一周的活动安排，对市领导的活动安排非常清楚。在与外办和市委市政府值班室的沟通协调上仍需加强力度，提前沟通、及早对接。

有几个重要时间节点需要把握：因两办是提前一周安排领导时间，那么意味着我们至少要提前8至9天向外办提出邀请领导出席的需求，承办机构至少提前12天向我们提出邀请需求并报送完整的邀请材料。

还有一个就是必须在承办机构提出邀请需求之前就说清楚邀请领导出席需要做哪些准备工作。在本届邀请过程中，要求由承办机构为出息的领导准备发言稿件，一些承办机构因为准备上可能有些困难，就以此为由说那就不邀请了，但是我们已经向外办提出了邀请需求并且和领导敲定了时间，这就造成了工作上的压力。因此在把握时间节奏的同时向承办机构讲明所做的工作也是非常必要的。

（二）在活动筹备细节上仍需进一步细化

高峰会车辆调度上，工作衔接未纵向到底，个别车辆未一次赶到目的地。

高峰会合影环节，摄像人员对合影嘉宾发出的合影信号没有现场进行英文翻译。

在协调领导活动时，有些细节未提前衔接到位，比如签约仪式开场白讲话领导的站位、话筒等因素没对接详细。

（三）会展、服贸专业知识和外语能力不够过硬

通过本届京交会的具体工作实践，我们意识到在会展和服务贸易专业知识方面还有许多需要学习的内容。在信息编辑的过程中，常会遇到会展及服务贸易专业术语，如何运用得更加恰当，表达的更加合适，常常费。此外，对外语的运用还没有达到熟练自如的程度，在公文处理的过程中，遇到涉及外文内容，例如请柬、信件、稿件等，经常需要寻求外联部门的帮助，但是也仅限于对文字的翻译，无法完成对公文要求的审核把关。因此在这专业知识和外语能力两方面，办公室工作还需要进一步加强。

（四）在协助各部门公文撰写报送方面仍需加强

中心日常公文报送、流转已经比较规范。在京交会筹备繁忙期，各部门报送的公文数量较多，报送时间要求较紧。办公室在更加主动协助部门报送，提醒部门尽早准备方面仍需加强。

四、下一步工作改进建议和筹备设想

第一，固化重要活动组织模式，更加细化执行方案，做到各环节信息通畅、无缝衔接。

第二，及早启动邀请市领导出席活动联动机制，有序组织联动，提高联动效果；要提前与市委办公厅、市政府办公厅沟通联系，依托两办进一步加强市领导出席活动的协调工作。

第三，继续争取市档案局支持，依托现有条件，外聘专业人员尽快将第三届京交会档案资料整理到位。进一步完善档案管理制度，在文件归档登记时同时登记文字记录和电子记录，方便档案整理和日后查阅。

第四，下半年请市政府和委里的专家对公文、信息撰写报送进行培训，提高我们公文和信息水平；继续为各部门提供公文汇编、信息汇编及联系单汇编，便于各部门对照把握第四届京交会筹备进度。

另外，在办公室工作之外，我们也对其他工作有一些不成熟的想法，因为有一些具体情况不掌握，可能说的有不当的地方希望大家批评指正。

五、对京交会其他工作的意见和建议（至少三条）

（一）关于减少展区售卖物品的情况，我们建议：

1.严格组展阶段的展商遴选工作，对展览方案、展示内容严格审查，同时加大资金担保、信用担保比重；

2.展商注册的审核环节上进行筛选把关，对注册信息明显就是售卖具体物品的商贩的不发证件；

3.安检时对展商所携带物品进行严格审查，如果发现有人携带大量可交易物品，或者是在进场布置的时候就放置了大量的可交易物品，及时处理，避免现场交易；

4.在会场的执法人员布局上建议合理设置执法点，鼓励参展商、参观者及时举报，方便执法人员进行查处。

（二）关于提高展览的质量和品质，我们建议：

评选最佳展区、展位。每届京交会结束后，组织媒体、专业观众（可事先设计问卷）、评估单位、组委会工作人员评选十大最佳展区（展位）、五大最差展区（展位），通过媒体进行宣传，同时对最佳展区在下一届组展时给予更多优惠、对最差展区下一届不予组展。这样做的好处：会后宣传的一项亮点，能提高公众及专业客商对京交会的关注，还能给社会一个京交会打造高品质展览的决心；也能够给展商带来压力和实惠，增进与优秀展商的联系。

（三）关于进一步丰富市场化方式，我们建议：

市场化方式可多样化体现，对场馆及周边广告资源的市场化上可以在深入挖掘。借鉴此次哈洽会经验，可在会场内不同位置悬挂不同尺寸广告进行市场化，同时在会场周边路旗设计上，可在组委会规定的尺寸、必须出现京交会商标的范围内由赞助商自己设计制作路旗，既可节省这一部分制作费用，也可拓展市场化空间。

（四）关于信息数据的报送机制，我们建议：

在布置工作时将信息工作纳入工作的一个环节，并在每次完成重大活动后将活动的具体执行工作流程及相关资料整理留存以便为下一届提供参考模板，也为后续接手的工作人员提供工作依据。完成信息报送、材料整理后才形成一个完整的工作闭环。