第三届京交会信息化与注册部工作总结

一、部门工作总结

1、   增强沟通意识，提升服务能力

本人于2013年9月调入服贸中心，在熟悉工作职能并与部门人员沟通后，认为要做好京交会和全中心的信息化建设工作，前期与各相关部门的沟通交流是十分必要的。在第三节京交会筹备阶段，着重与会展、宣传及安保等部门沟通，较为顺畅的完成注册系统的完善、贸易匹配系统建设及官网调整等信息化工作，杜绝了二次开发的情况。同时部门能够克服人手少、任务紧的困难，在不新增投入的基础上，将工作尽量做到圆满。第三届京交会信息化建设工作可归纳为以下3个方面，具体内容如下：

信息化建设方面：

（1）完成系统注册调整工作

对第三届京交会参展商注册环节及专业观众注册环节进行了完善：共精简12项、调整8项、新增7项注册内容，使广大用户注册内容更为简便、注册过程更趋于人性化。

（2）完成贸易匹配系统建设工作

突出服务贸易签约为工作重点，开展了第三届京交会贸

易匹配系统建设工作。有贸易匹配需求的客商在系统中完成贸易匹配注册、匹配申请及匹配确认三个环节之后，即可开展线下洽谈活动。

（3）完成京交会官方网站调整工作

为满足宣传部门对于京交会官方网站调整的需求，我部门多次对网站页面布局及功能进行调整。

（4）完成两个会场信息化项目工作

为落实我委领导提出“现场服务菜单化”及“展场智能化”等要求，部门牵头开发“会场触摸屏建设项目”、“展场智能电量监控系统”，并于会期实施。

信息报送方面：

（5）完成信息统计报送工作

从3月中旬开始，部门每日分类统计当天的注册客商及贸易匹配记录并及时上报相关领导；在京交会会期，每天分两个时间段（中午12点和下午5点）统计现场参会人次及人数，并上报当日及会期累计统计信息。会后，按照领导及相关统计部门的要求提供参会企业和人员的分类统计数据。

与各承办机构、参展企业及注册人员互动方面：

（6）完成系统注册及贸易匹配培训工作

为推进注册及贸易匹配工作，部门配合会展等相关部门

开展近10次系统培训会议，为各承办机构、代表团及媒体讲解注册及贸易匹配流程。

（7）设立注册系统咨询电话

会前通过技术支持热线为注册人员进行注册指引、问题解答、账号找回等工作。

（8）向客商及成员单位发送感谢信

会后以邮件的形式向参展商发送感谢信13516封，其中境内12801封，境外715封。向成员单位发放纸质感谢信4封。

2、做好各类设备维护工作

集中办公及会期能够及时处理网络及办公设备出现的问题，同时对京交会服务器进行定期维护、故障处理，保障中心与京交会设备的正常使用、运转。

3、   做好证件制作及发放工作

（1）    完成会前注册信息背景审核及票证发放工作

经与市警卫局经过多次沟通讨论后，确定第三届京交会注册人员信息背景审核内容并将注册人员信息分5批次报送市警卫局进行背审，及时将黑名单人员信息反馈至各相关部门。在公安部第一研究所的大力配合下发放证件，于5月26日前将各类票证基本发放到各承办机构、代表团、媒体及活动主办方手中。

（2）完成现场注册及票证领取工作

部门制定了注册大棚的现场注册及领证流程，证件制作

完成后送至发放窗口进行发放。

二、工作中存在的问题和不足

1、机房用电无法保障

由于服务器托管于商委北楼机房中，且机房中托管机器较多，机房断电后出现服务器故障需进行大量问题排查工作，无法及时处理，且出现服务器因断电造成主板烧毁情况。较为严重的2次断网时间均超过半天；并且商委北楼机房对流量控制较严格，在京交会期间出现因访问流量暴涨而限流断网，导致网站无法访问。

2、官网不能满足需求

目前官网各项功能已不能满足京交会灵活多变的需求，网站后台技术局限性较明显。

3、注册系统有待改进

由于前期注册系统对注册人员的数据准确性控制不够严格，同时警卫局对报送数据内容的要求增加，导致与市警卫局信息对接时的工作效率降低。

注册系统后台中程序出现bug，导致在注册过程中出现信息泄露问题。

会期现场注册采用的是纸质登记注册人员信息，再由志愿者将信息录入至excel表格中，注册流程和制证流程比较繁琐，不够方便快捷，导致现场注册的人员需等待较长时间才可以拿到证件。

三、对京交会其他工作的意见和建议

1、网站信息更新的及时性、互动性及实用性

希望各部门能够及时提供官网相关信息，保障网站信息更新的频率。

希望会展、宣传等部门能够将各自与板块、媒体及企业之间的走访、交流等活动形成互动消息。

目前中心内网使用效率不高，希望各部门能够积极使用中心内网，使内网能够成为中心内部信息传递的有效载体。

2、展会相关信息的发布

建议安保部门在注册大棚外围设立的指引牌时，能够将每日开闭馆时间及各类证件出入时间明确。

3、相关承办机构的管理

希望会展部给予支持，杜绝承办机构以发送短信的形式通知客商凭短信可现场换取京交会证件的行为，杜绝承办机构告知客商持承办会议邀请函即可领取京交会证件情况。

四、下一步工作改进建议和筹备设想

1、选择专业的服务器托管商，能够保证稳定的服务器电力供应，加强服务器安全管理措施。

2、对京交会官网进行改版，优化网站栏目及内容，借鉴各专业展会网站，强化网站后台管理。

3、优化改造注册系统，对注册数据准确性进行严格控制，新增部分功能模块，完善注册统计分析功能，并加强对开发公司管理。开发现场注册系统，提供方便快捷的注册服务。

同时我部门对注册不便利问题进行归纳,有如下三点: 注册人员在填写证件号码或名字等信息时不仔细，在送警卫局背审后被列为不合格人员，再经系统回写后为审核未通过状态，但大多数注册人员未能及时查看审核状态，没有及时更改自己的信息，导致证件无法制作。

已经发放至各承办机构的注册人员证件未能发放至注册本人手中。

上一届注册信息未保留,部分单位对于参与人员信息进行二次填写.

对以上三个问题，我部门将做出以下三点改进措施：   

更改注册系统的审核功能，所有人员的注册信息经警卫局背审合格后统一置为审核通过状态。在对各承办机构培训时，着重强调及时查看审核状态。    

将证件制作的时间点提前,让承办机构有较充裕时间发放证件。

保留第三届企业及个人注册信息,注册者可使用第三届注册账户进行登录并提交注册信息。